Al eerder schreven we een blog over de kracht van een sociaal intern communicatieplatform en hoe je daarmee betrokken medewerkers en meer verbinding in de organisatie kunt creëren. Hoe zorg je ervoor dat alle collega’s in de organisatie enthousiast worden over een nieuwe communicatietool? Een aantal tips!

Tip 1: Start een projectgroep

Trek niet in je eentje de kar. Door een projectgroep te starten met collega’s van verschillende afdelingen is de kans op een succesvol project groter. Zo zijn meerdere disciplines verenigd. Denk aan een IT-collega, een HR-collega en natuurlijk iemand van Communicatie. De IT-collega kan onderzoeken of andere communicatietools die gebruikt worden ‘uitgezet’ kunnen worden. En de Communicatieadviseur zorgt ervoor dat de interne communicatie over dit project in lijn en herkenbaar is. De projectverantwoordelijke zit uiteraard ook in het projectteam en stemt af met de directie. In iedere organisatie is dit anders ingeregeld, dit zou bijvoorbeeld de Marketing & Communicatie Manager of HR Manager kunnen zijn.

Tip 2: Creëer een campagne

De projectgroep is verantwoordelijk voor het implementeren en goed laten landen van de nieuwe communicatietool. Dat gaat niet door op de dag van livegang iedereen een mail te sturen waarin staat dat er een nieuw communicatieplatform is gelanceerd en ‘succes ermee!’. Een nieuwe tool heeft een aanloop nodig. Je moet je collega’s nieuwsgierig maken. Dat kun je doen door een campagne te creëren, waarbij je bijvoorbeeld vanaf vier weken voor livegang steeds enige informatie over de nieuwe communicatietool vrijgeeft. Wat is het nut en de noodzaak? Wat kun je ermee doen? Waarom kan het jouw werk makkelijker of leuker maken? Publiceer de informatie via verschillende communicatiemiddelen, zo houd je de spanning erin!

Zo’n campagne kun je opbouwen door de nieuwe tool te koppelen aan bijvoorbeeld een van de kernwaarden van de organisatie. Dat is het thema van je campagne. Alle communicatie-uitingen die je doet, bouw je om dat thema heen. Je kiest in al je uitingen voor eenzelfde stijl en uitstraling. Maak bijvoorbeeld een animatievideo of een flyer met de vijf handigste functionaliteiten van de nieuwe tool, stuur een leuke giveaway op of hang posters in het pand. Maak collega’s warm en nieuwsgierig.

Tip 3: Zoek ambassadeurs voor je communicatietool

Ambassadeurs zijn mensen binnen jouw organisatie die kunnen helpen collega’s te overtuigen van de kracht van een intern communicatieplatform. De zogenaamde ‘Early Adopters’. Enthousiaste en proactieve collega’s die veel invloed hebben binnen de organisatie. Deze collega’s hoeven niet per se een leidinggevende functie te hebben. De implementatie van een dergelijke tool kan vaak beter aangejaagd worden door collega’s ‘uit het veld’, zodat medewerkers niet het gevoel krijgen dat de tool hen top-down wordt opgelegd. Deze ambassadeurs geef je een paar dagen eerder toegang tot het platform, zodat zij alvast warm kunnen draaien en collega’s er later in mee kunnen nemen.

Tip 4: Houd het simpel

De laatste tip is de implementatie van de communicatietool vooral niet te ingewikkeld te maken. Zorg dat collega’s begrijpen dat ze deze tool nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. En laat medewerkers de nieuwe tool lekker zelf ontdekken. Geef bij de start niet te veel richtlijnen en instructies. Het is wel verstandig te verwijzen naar de algemene gedragsregels die gelden binnen de organisatie en collega’s op te roepen kort en bondig te communiceren met elkaar. Verder kun je altijd bijsturen waar nodig!

Als het platform een week live staat en nog niet naar wens gebruikt wordt, is mijn eerste advies nog even geduld te hebben. De adoptie van een nieuwe tool kan nu eenmaal wat tijd kosten. Het is belangrijk dat er een persoon in de organisatie is die continu blijft monitoren en aansturen. Verstuurt iemand een bericht via de mail naar de hele organisatie? Bel hem om te vragen of hij dat bericht ook op het platform wil zetten. De volgende keer zal het goed gaan! Op die manier kun je mensen gaandeweg gewend laten raken aan het gebruik van de tool. Komt het na een paar weken nog niet voldoende van de grond, dan kun je de lijncommunicatie inschakelen en het gebruik van de tool vanuit de directie laten motiveren.

Meer weten over het implementeren of uitrollen van een communicatietool?

We hebben je een aantal tips gegeven waar je mee uit de voeten kunt. Kom je er toch niet uit of heb je behoefte aan meer ondersteuning? Bel dan even! We helpen je graag.

In een volgend blog vertellen we je graag welke rubrieken goed werken voor je interne communicatie. Daar heb je zelf wellicht ook al ervaring mee. Welke rubriek werkt bij jou het beste?