Zonder een goede projectmanager lopen projecten in de soep. Je kent ze wel: ze houden alle ballen in de lucht, als een spin in het web. Projectmanagers zorgen ervoor dat projecten correct, volgens planning en binnen het vastgestelde budget worden opgeleverd. Onze projectmanager Inger deelt een paar tips voor succesvol projectmanagement.
Tip 1: Wees flexibel
Inherent aan werken bij een bureau is dat je flexibel moet zijn. Waar het ene project opeens spoed is geworden voor de opdrachtgever, wordt een ander project – niet uniek in deze coronatijd – on hold gezet. Als projectmanager ben je graag ‘in control’, leer ook om ‘om te denken’ wanneer projecten niet volgens het oorspronkelijke plan verlopen.
Tip 2: Schep duidelijkheid
Bespreek met de opdrachtgever wat de status is van het project. En indien on hold: overleg samen wanneer dit weer opgepakt wordt. Wees duidelijk naar het team en naar de opdrachtgever wat de consequenties zijn van de verandering. Denk aan gevolgen voor planning en financiën. Maak hier duidelijke afspraken over. Tot slot helpt een wekelijkse update (zowel intern als extern) om iedereen goed geïnformeerd te houden.
Tip 3. Stel prioriteiten
Maak een prioriteitenlijstje. Plan niet te ver vooruit: het liefst een week of twee weken. Trello is een heel prettige tool voor projectmanagement en biedt ook de mogelijkheid om ‘agile’ te werk te gaan. Wist je trouwens dat wij ook Trello gebruiken voor onze ZB contentkalender?
Tip 4: Investeer in procesverbetering
Evalueer na de afronding met het team en de opdrachtgever het project. Kijk niet alleen naar de inhoud, maar bespreek ook het proces. Zijn er efficiëntie- en effectiviteitsslagen te maken op het gebied van projectmanagement?
Tip 5: Zorg voor continuïteit
Blijf contact houden met jouw teamleden en de opdrachtgever. Plan regelmatig een (video)meeting in om gezamenlijk – inclusief opdrachtgever- te updaten over de ontwikkelingen. Dit hoeft niet lang, soms is een kwartiertje al voldoende. Even het net ophalen. Vaak komen we juist in deze meetings tot nieuwe en creatieve ideeën en oplossingen.
Zo ziet een werkdag van een projectmanager eruit: Inger hield een (thuis)werkdagboek bij.
