Wat doe je als je gebeld wordt door een journalist? Ze bellen meestal onaangekondigd; iemand die op zoek is naar een verhaal voor de huis-aan-huiskrant. Of een journalist van een online platform, die gehoord heeft over een specifieke situatie binnen jouw organisatie. Dat is snel schakelen. Er is een aantal dingen dat je wel en niet moet doen. Vijf tips!

Tip 1: Durf om tijd te vragen

Als je onverwacht gebeld wordt of een onverwachte vraag van een journalist krijgt, kun je altijd om tijd vragen. Een tweetal opmerkingen die je altijd kunt geven:

• Het komt nu niet uit, mag ik u later terugbellen?
• Ik heb daar nu geen antwoord op, mag ik hier later op terug komen?

Zorg ervoor dat je een concrete afspraak maakt met de journalist over wanneer hij input van jou kan verwachten.

Tip 2: Wees voorbereid

Het is prettig een hoofdboodschap op papier te hebben staan. Een rode draad. Dit geldt natuurlijk voor iedere situatie waarover een journalist kan bellen. Maar in het geval van de coronacrisis kun je bijvoorbeeld informatie delen over de maatregelen die binnen jouw organisatie zijn getroffen ter preventie van verspreiding van het virus of wat de organisatie doet om medewerkers, klanten en stakeholders op de hoogte te houden.

Tip 3: Wees consistent en menselijk

Een journalist kan moeilijke vragen stellen. Laat je niet gek maken en blijf bij de feiten. Al moet je de boodschap tien keer herhalen. Wijk niet af van wat je eerder hebt gezegd. Maar wees altijd eerlijk en spreek de waarheid. En denk ook aan het menselijke aspect. Het is niet erg om gevoelens en kwetsbaarheden met betrekking tot bijvoorbeeld de onzekerheid die deze situatie meebrengt te delen.

Tip 4: Houd rekening met privacy

Dit is een heel belangrijk punt. We weten allemaal hoeveel impact de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft. Een kwaliteit van journalisten is de kunst van doorvragen. Aan jou de taak om scherp te blijven. Zorg ervoor dat je in je verhaal nooit informatie deelt die bijvoorbeeld te herleiden is naar een medewerker.

Tip 5: Gebruik korte zinnen en vermijd jargon

MAND! We kennen de video allemaal.

Formuleer zo kort mogelijke zinnen om de rode draad van je verhaal niet te verliezen. De kans dat je iets ‘verkeerd’ zegt is dan vele malen kleiner. Neem stelling en wees helder, eerlijk en concreet. Dan kun je een goede boodschap overbrengen. Jargon in je verhaal? Niet doen. Als je het dan toch moet gebruiken, geef dan direct een korte toelichting.

Hopelijk helpen deze vijf tips je als je benaderd wordt door een journalist. En bedenk je ook: het zijn net mensen, maak je dus vooral niet te druk!