Wat doe je als het coronavirus jouw organisatie bereikt? Het bedrijf op slot? Wat als je een retailorganisatie hebt en de besmetting in bijvoorbeeld het distributiecentrum ontdekt wordt? En belangrijker nog: hoe informeer je je personeel? Door je met een aantal stappen voor te bereiden op verschillende scenario’s, maak je het jezelf een stuk gemakkelijker. Mocht het zover komen.

• Schrijf een protocol;
• Bereid je in- en externe communicatie voor;
• Richt je kanalen in.

Schrijf een crisisprotocol

Waarschijnlijk zijn er al preventieve maatregelen genomen om een coronabesmetting binnen je organisatie te voorkomen. Mocht een medewerker onverhoopt tóch besmet raken met het virus, is het prettig als de te nemen stappen al vastliggen in een protocol. Een goed protocol bestaat uit in ieder geval de volgende onderdelen:

1. Beschrijving van een crisisteam, met vastgelegde verantwoordelijkheden
Zorg dat in het crisisteam in ieder geval twee personen zitten met beslissingsbevoegdheid. Is de een niet in de gelegenheid, dan kan de ander beslissen. Het is van belang dat er snel geschakeld en gecommuniceerd kan worden.

2. Richtlijnen voor interne en externe crisiscommunicatie
Zorg dat deze richtlijnen aansluiten bij je missie, visie en kernwaarden. Communiceer altijd éérst intern en dan extern, of gelijktijdig als het niet anders kan. Houd rekening met privacy, probeer geen paniek te zaaien, wees transparant en communiceer vanuit de belevingswereld van de ontvangers.

3. Beschrijving van verschillende scenario’s
Heb je te maken met verschillende werklocaties binnen je organisatie? Werken jullie in een kantoortuin of staan er wanden tussen de verschillende afdelingen? Bedenk met welke scenario’s je te maken kunt krijgen en hoe geacteerd moet worden binnen deze scenario’s.

a. Sluit je alleen de betreffende afdeling of winkel, een hele verdieping of een hele werklocatie?
b. Wie werken er direct met de besmette collega samen? Wie stuur je naar huis? En met welke instructies?
c. Maar ook: wie huur je in om de betreffende locatie schoon te maken?

4. Een Q&A 
Met een Q&A kun je een heleboel vragen direct ondervangen. Een Q&A valt gemakkelijk voor te bereiden en kan in geval van een besmetting direct gepubliceerd worden.

Bereid je in- en externe crisiscommunicatie voor

Nadat de directe collega’s zijn ingelicht, is het van belang zo snel mogelijk de interne communicatie te starten. Maar bedenk ook welke externe partijen er in geval van een besmetting op de hoogte gebracht moeten worden. Stakeholders? Klanten? Je kunt de communicatie voor deze doelgroepen grotendeels nu al voorbereiden. Denk in ieder geval aan het delen van de volgende informatie:

• Hoe gaat het met de besmette persoon? Denk hierbij aan zijn/haar privacy.
• Welke maatregelen zijn er genomen?
• Wat betekent dit voor directe collega’s/overige collega’s/klanten/ bezoekers/stakeholders?
• Wat betekent dit met betrekking tot de werkzaamheden die eventueel stil komen te liggen?
• Waar kan men meer informatie vinden? (Q&A)
• Waar kan men terecht met vragen? (algemeen e-mailadres/telefoonnummer)

Richt je communicatiekanalen in

Nu alle communicatie is voorbereid, blijft er nog maar een stap over. Dat is de stap waarin je bedenkt via welke kanalen je de communicatie gaat verspreiden, mocht er een coronabesmetting binnen jouw organisatie ontdekt worden. Doorloop kort de communicatiestructuur binnen jouw organisatie en bedenk je of hiermee alle doelgroepen bereikt die van het nieuws op de hoogte gesteld moeten worden.

Conclusie: be prepared!

Wij hebben al een aantal coronaprotocollen geschreven voor klanten. Geef ons vooral een belletje als we jou ook kunnen helpen met crisiscommunicatie. Waarbij we natuurlijk allemaal hopen, dat het een typisch protocol wordt dat gewoon in de kast kan blijven liggen…