Waar je je pre-corona gewoon met je collega’s aan tafel verzamelde voor een overleg of brainstorm, schakelen we nu een online tool in om met elkaar te kunnen praten. Online vergaderen is het nieuwe normaal. Na weken ervaring opdoen hebben we 5 tips om jouw online vergadering zo ‘smooth’ mogelijk te laten verlopen.

1. Kies één platform

Maak een keuze voor een platform en zorg dat iedereen daar bij iedere vergadering gebruik van maakt. Kan iedereen het programma op zijn of haar laptop installeren? Heeft iedereen de juiste rechten? En is er iemand bij wie collega’s met vragen terechtkunnen? Voorbeelden van platforms zijn Adobe Connect, Skype of Teams. Kijk vooral welke mogelijkheden de verschillende platformen bieden en welke voor jou van belang zijn.

2. Organiseer je vergadering

Wijs een voorzitter aan. Deze persoon stuurt iedereen voor aanvang van de vergadering een link, de agendapunten en zorgt voor de techniek tijdens de vergadering als dat nodig is. Bijvoorbeeld een presentatie. De voorzitter leidt ook de vergadering en zorgt dat iedereen zijn zegje kan doen.

3. Voorkom ruis

Kwetterende vogels in de tuin, huilende kinderen, een partner die ondertussen koffie maakt; omgevingsgeluiden kunnen storend zijn voor jou en je gesprekspartners. Zoek daarom een rustige plek op en zet je microfoon uit als je niet aan het woord bent om ruis zoveel mogelijk te voorkomen.

4. Zit je er goed bij?

Check gerust even of je haar goed zit voordat de camera aan gaat, maar we bedoelen vooral of je goed zichtbaar bent. Ga bijvoorbeeld niet met je rug naar het raam of een lamp zitten. Dat zorgt voor tegenlicht, waardoor je collega’s je niet goed kunnen zien. Ga het liefst voor een raam zitten, recht voor de camera. Of in een hoek van maximaal 45 graden.

5. Houd ook de offline ‘vergaderregels’ in stand

Want of we nu offline of online vergaderen, een paar ‘regels’ blijven natuurlijk hetzelfde. Kom op tijd, groet elkaar, laat je gesprekspartners uitpraten en houd de tijd in de gaten. Want eerlijk is eerlijk: vergaderen doen we eigenlijk allemaal liever niet te lang.

Oja, en zo moet het dus niet…

Bekijk alle nieuwsberichten